Una lista di ospiti internazionali, gli accompagnatori e un’accoglienza all’altezza dell’occasione: l’evento inaugurale della Bologna Children’s Book Fair richiede coordinamento dal primo invito fino all’arrivo sul posto.
Dal 2023, Magnetiq aiuta Laboratorio Delle Idee e BolognaFiere a organizzare ogni evento inaugurale, collegando conferme di partecipazione, inviti digitali e check-in degli ospiti. L’esperienza iniziata con la celebrazione del sessantesimo anniversario della fiera è diventata una collaborazione continuativa a supporto del team che cura questo appuntamento.
Una celebrazione internazionale
Dal 1963, la Bologna Children’s Book Fair riunisce a Bologna la comunità internazionale dell’editoria per ragazzi, offrendo l’occasione di scoprire nuove opere, costruire relazioni e pianificare le attività future.
L’evento inaugurale rappresenta un momento speciale all’interno di questo appuntamento internazionale. Organizzarlo significa riunire ospiti provenienti da diversi Paesi e offrire un’accoglienza che rispecchi il prestigio della fiera.
L’agenzia di PR strategiche Laboratorio Delle Idee lavora con BolognaFiere a questo evento, con il supporto di Magnetiq per la gestione degli ospiti dal 2023. La collaborazione riguarda l’evento inaugurale, non la gestione dell’intera fiera.
La sfida: dalla lista internazionale a un’accoglienza coordinata
Per ogni evento inaugurale, il team deve sapere quali invitati parteciperanno e quanti accompagnatori porteranno. Le informazioni raccolte prima della serata devono poi essere disponibili allo staff che accoglie gli ospiti all’ingresso.
Una lista internazionale aggiunge un’esigenza pratica: individuare nomi con grafie poco familiari può essere difficile quando l’accoglienza si basa su elenchi cartacei o fogli di calcolo.
Prima di adottare Magnetiq, il team utilizzava liste cartacee e file Excel. Oggi l’esigenza resta la stessa — coordinare inviti, conferme e arrivi — ma Magnetiq collega questi passaggi in un’unica piattaforma.
La soluzione: collegare preparazione e check-in con Magnetiq
Magnetiq offre a Laboratorio Delle Idee e BolognaFiere un flusso di lavoro condiviso per preparare la lista ospiti e gestire gli arrivi. Le conferme di partecipazione diventano parte delle informazioni utilizzate dal team per organizzare l’accoglienza, collegando il lavoro prima dell’evento con la gestione sul posto.
La prima edizione gestita con Magnetiq illustra questo approccio. Per l’evento inaugurale del 2023 a Palazzo Re Enzo:
- Un form RSVP personalizzato con l’identità dell’evento presentava le informazioni e permetteva agli invitati di confermare la partecipazione e aggiungere accompagnatori.
- Una lista di circa 3.000 partecipanti veniva gestita in Magnetiq, con risposte e informazioni di contatto aggiornate.
- I partecipanti confermati ricevevano una campagna email con il proprio QR code e l’opzione Apple Wallet.
- Tre addetti all’accoglienza utilizzavano l’app Magnetiq per iPhone per effettuare il check-in.
Gli ospiti potevano presentare il QR code per la scansione. Quando l’invito non era disponibile sul telefono, lo staff poteva cercare il nome dell’ospite nella lista e registrarne l’arrivo.
Questi dettagli descrivono l’edizione 2023. La collaborazione è proseguita con ogni successivo evento inaugurale, con Magnetiq a supporto del team nella gestione degli ospiti.
Scopri i biglietti digitali e QR code e l’app per il check-in agli eventi di Magnetiq per vedere come questi strumenti collegano preparazione e accoglienza.
Il risultato: una collaborazione continuativa, dagli inviti all’accoglienza
Per Laboratorio Delle Idee e BolognaFiere, Magnetiq collega le informazioni raccolte durante la preparazione con il lavoro del team all’ingresso. Per gli ospiti, questo coordinamento sostiene un percorso chiaro dalla conferma di partecipazione all’arrivo all’evento.
L’inaugurazione del 2023 offre un esempio concreto: inviti digitali e QR code facilitavano l’accoglienza, mentre la ricerca per nome offriva allo staff un’alternativa quando un ospite non aveva l’invito disponibile.
Da allora, il team ha utilizzato Magnetiq per ogni successivo evento inaugurale. La collaborazione va quindi oltre una singola serata: Magnetiq è parte dell’organizzazione di questo appuntamento ricorrente.
Porta lo stesso coordinamento nel tuo evento inaugurale
Una lista internazionale, gli accompagnatori e un team di accoglienza che lavora da smartphone: sono esigenze familiari a chi organizza inaugurazioni culturali, ricevimenti istituzionali e celebrazioni su invito.
Scopri come gestire gli eventi culturali con Magnetiq
Per pianificare come collegare inviti, conferme e arrivi, consulta la guida al percorso degli ospiti, dall’invito al check-in. Se stai valutando una piattaforma per il tuo team, approfondisci i 9 vantaggi di un software per la gestione degli eventi.
Richiedi una demo di Magnetiq per parlare della tua lista ospiti, della gestione degli accompagnatori e delle procedure di accoglienza — e scoprire come Magnetiq potrebbe supportare il tuo prossimo evento inaugurale.
Foto di Paolo Panzera