Un percorso degli ospiti ben organizzato inizia prima dell’arrivo in sede. Gli inviti definiscono le aspettative, i form RSVP raccolgono le informazioni essenziali e le comunicazioni aiutano gli ospiti a prepararsi. Biglietti, indicazioni sui posti assegnati e check-in completano l’accoglienza sul posto.
Per il team dell’evento, la sfida è mantenere collegate queste fasi. La risposta di un ospite deve contribuire alla pianificazione; l’assegnazione di un posto deve essere disponibile al personale di accoglienza; e la gestione degli arrivi deve basarsi sulle informazioni raccolte prima dell’evento.
Questa guida riunisce le diverse fasi del percorso degli ospiti. Usala come punto di partenza per organizzare il tuo evento, poi consulta gli approfondimenti collegati per trovare consigli pratici su RSVP, biglietti Wallet, comunicazione dei posti assegnati e check-in NFC.
Esplora il percorso degli ospiti
- Crea una lista ospiti condivisa
- Prepara inviti e form RSVP
- Pianifica comunicazioni pertinenti per gli ospiti
- Prepara biglietti digitali e QR code
- Comunica i posti assegnati
- Coordina il check-in dell’evento
- Scopri il processo nella pratica: Saint Laurent
- Completa il percorso con materiali dell’evento e documenti per il team
Un’unica lista ospiti per coordinare tutte le attività
Prima di progettare i singoli punti di contatto con gli ospiti, stabilisci dove il team gestirà le informazioni. Chi aggiorna la lista? Dove vengono registrate le risposte? Come accederà lo staff di accoglienza ai dati di cui ha bisogno?
Una lista ospiti condivisa offre al team dell’evento una base comune per gestire inviti, risposte, posti assegnati e arrivi. Gli strumenti di gestione degli ospiti di Magnetiq mantengono le informazioni all’interno dello spazio di lavoro dell’evento, mentre la piattaforma di gestione eventi collega le diverse fasi della preparazione alle attività sul posto.
Inviti e RSVP: parti dalle informazioni giuste
Un invito deve presentare chiaramente l’evento e rendere semplice il passo successivo. Il modulo RSVP deve poi raccogliere le informazioni necessarie per preparare la partecipazione dell’ospite, senza trasformare una semplice risposta in un’attività lunga e complessa.
Parti dalla conferma di partecipazione e aggiungi solo domande pertinenti, ad esempio sulle esigenze alimentari o sugli accompagnatori. Definisci le regole per i Plus One prima di inviare gli inviti, così che le risposte forniscano una base affidabile per l’organizzazione.
Magnetiq permette anche di utilizzare più moduli RSVP nello stesso evento. Il team può scegliere quale modulo associare a ciascuna campagna email RSVP: per esempio, uno con la possibilità di aggiungere un accompagnatore e un altro senza.
Scopri gli strumenti per inviti e RSVP di Magnetiq per gestire le risposte degli ospiti e le funzionalità di registrazione agli eventi per raccogliere le informazioni necessarie al team, inclusi i dati degli accompagnatori e le esigenze alimentari.
Per consigli pratici su come semplificare i moduli, definire le scadenze di risposta e inviare promemoria agli ospiti che non hanno ancora risposto, leggi Buone pratiche per gestire gli RSVP degli eventi.
Comunicazioni agli ospiti: rendi ogni messaggio pertinente
Una buona comunicazione aiuta gli ospiti a capire cosa fare dopo. Ogni messaggio deve avere uno scopo chiaro: presentare l’evento, richiedere una risposta, confermare i dettagli pratici o aiutare gli ospiti a prepararsi all’arrivo.
Pianifica le comunicazioni in base alle informazioni necessarie a ciascun gruppo. Gli ospiti che non hanno ancora risposto potrebbero aver bisogno di un promemoria RSVP, mentre chi ha confermato la partecipazione potrebbe aver bisogno dell’indirizzo della sede, dell’orario di arrivo, delle istruzioni di accesso e di eventuali aggiornamenti.
Mantieni ogni email focalizzata e rendi immediatamente riconoscibile l’azione richiesta. Prima dell’invio, controlla i destinatari, verifica che le informazioni siano aggiornate e testa l’impaginazione e i link del messaggio.
Scopri le campagne email per eventi di Magnetiq per preparare inviti personalizzati, promemoria e aggiornamenti pratici destinati agli ospiti che selezioni.
Biglietti digitali e QR code: preparare gli ospiti all’arrivo
Un biglietto offre agli ospiti un modo pratico per presentare la propria credenziale di accesso. Deve rendere facilmente reperibili le informazioni essenziali e rispecchiare l’identità visiva dell’evento.
Con Magnetiq, il team può distribuire QR code personalizzati e biglietti evento, inclusi i biglietti Apple Wallet e Google Wallet. Le due piattaforme Wallet offrono opzioni di design diverse: il layout va quindi adattato a ciascuna, senza dare per scontato che sia identico.
Un QR code associato all’ospite aiuta a verificare e registrare il suo ingresso, ma non sostituisce le regole di accesso o le procedure di accoglienza del team. Prima di distribuire i biglietti, definisci quali ospiti devono riceverli e quali istruzioni servono per l’arrivo.
Scopri i biglietti evento e QR code di Magnetiq per gestire l’accesso degli ospiti. Per approfondire la personalizzazione grafica, i layout e le differenze tra le due piattaforme Wallet, leggi Come personalizzare i biglietti Apple Wallet e Google Wallet per la gestione degli eventi.
Assegnazione dei posti: collegare la pianificazione all’accoglienza
In un evento con posti assegnati, l’arrivo è solo una parte dell’accoglienza. Gli ospiti devono anche raggiungere il proprio posto o tavolo, e il personale deve disporre di informazioni chiare per accompagnarli.
Definisci prima dell’evento come comunicare le assegnazioni. Email personalizzate, biglietti Wallet, assistenza del personale e pannelli sul posto rispondono a esigenze diverse. Una cena formale può richiedere un accompagnamento personale, mentre per un altro evento può essere utile comunicare il posto in anticipo.
Se le assegnazioni possono cambiare all’ultimo momento, valuta attentamente quando condividere i numeri di posto o tavolo. Le informazioni già inviate via email o stampate su un pannello possono diventare superate: il personale di accoglienza deve quindi poter consultare le assegnazioni aggiornate.
Scopri gli strumenti di gestione della piantina di Magnetiq per collegare posti e tavoli alle schede degli ospiti e rendere la piantina disponibile al personale tramite l’app iOS. Per scegliere come condividere le assegnazioni prima e durante l’evento, leggi Come comunicare efficacemente le assegnazioni di posti e tavoli agli ospiti con un software di gestione eventi.
Check-in dell’evento: trasformare la preparazione in un’accoglienza coordinata
Prepara il processo di accoglienza con la stessa attenzione dedicata all’invito. Il personale deve sapere come trovare un ospite, registrarne l’arrivo e gestire un’eccezione, come un biglietto non disponibile o un accompagnatore non previsto.
L’app iOS di Magnetiq permette di scansionare i QR code e cercare manualmente i partecipanti. Quando i dispositivi sono connessi, gli aggiornamenti si sincronizzano tra i membri del team, consentendo al personale di lavorare su informazioni condivise sugli arrivi.
Per lavorare offline, apri prima l’evento nell’app mentre il dispositivo è connesso, così che i dati vengano scaricati. Il check-in può poi continuare localmente se la connessione si interrompe. I dispositivi non condividono gli aggiornamenti in tempo reale mentre sono offline: la sincronizzazione riprende al ritorno della connessione.
Scopri l’app per il check-in agli eventi di Magnetiq per capire come la scansione dei QR code, la ricerca manuale degli ospiti e il check-in NFC possono supportare il tuo processo di accoglienza.
Approfondisci il funzionamento della sincronizzazione della lista ospiti in tempo reale e del check-in offline.
Un caso concreto: il check-in NFC alle sfilate Saint Laurent
Un processo coordinato può integrare anche un diverso tipo di credenziale di accesso.
A partire dalla sfilata donna SS26 alla Paris Fashion Week, Saint Laurent ha adottato il check-in NFC di Magnetiq per tutte le sfilate successive. Gli inviti cartacei contengono tag NFC, associati individualmente agli ospiti tramite Magnetiq. All’ingresso, il personale registra l’arrivo avvicinando un iPhone all’invito.
Durante la sfilata che ha inaugurato questo approccio, il team PR ha utilizzato la stessa app anche per individuare i posti assegnati all’interno della sala. Il caso mostra come il controllo degli accessi e l’assistenza personale agli ospiti possano lavorare insieme in un sistema condiviso.
Scopri come l’associazione degli inviti agli ospiti, la verifica NFC e l’assistenza per raggiungere il posto hanno funzionato insieme in Come Saint Laurent ha utilizzato il check-in NFC di Magnetiq per rendere l’accesso degli ospiti ancora più esclusivo alla Paris Fashion Week.
Materiali dell’evento e documenti per il team: completa il percorso
Ospiti e personale hanno bisogno di informazioni di supporto diverse. Agli ospiti possono servire un programma, indicazioni sulla sede o materiali da consultare dopo l’evento. Il team di accoglienza ha invece bisogno di briefing interni, piantine e istruzioni per gestire gli arrivi.
Gli strumenti per il sito web dell’evento di Magnetiq permettono agli organizzatori di pubblicare informazioni e condividere materiali digitali. I documenti interni dell’evento rendono disponibili i file operativi agli utenti che hanno accesso all’evento, anche tramite l’app iOS. Una volta scaricati, questi documenti rimangono consultabili offline.
Pianifica entrambe le risorse insieme alle comunicazioni agli ospiti: definisci cosa devono ricevere i partecipanti, quali informazioni servono al personale sul posto e chi è responsabile di mantenere aggiornato ogni materiale.
Collega tutte le fasi del percorso degli ospiti del tuo prossimo evento
Rivedi il tuo prossimo evento dal punto di vista dell’ospite: è chiaro come rispondere, dove trovare le informazioni pratiche, cosa presentare all’ingresso e come raggiungere il posto assegnato?
Poi ripercorri le stesse fasi con il tuo team. Assicurati che ogni passaggio fornisca le informazioni necessarie per quello successivo, dal primo invito alla registrazione dell’arrivo.
Richiedi una demo di Magnetiq per discutere le esigenze del tuo evento e scoprire come liste ospiti, RSVP, comunicazioni, biglietti, assegnazione dei posti e check-in possono lavorare insieme in un unico spazio di lavoro.