Un parcours participant bien organisé commence avant l’arrivée sur le lieu de l’événement. Les invitations définissent les attentes, les formulaires RSVP recueillent les informations essentielles et les communications aident les participants à préparer leur venue. Les billets, les indications de placement et le check-in complètent l’accueil sur place.
Pour l’équipe événementielle, le défi consiste à relier ces différentes étapes. La réponse d’un participant doit contribuer à la préparation ; l’attribution d’une place doit être accessible au personnel d’accueil ; et la gestion des arrivées doit s’appuyer sur les informations recueillies avant l’événement.
Ce guide rassemble les différentes étapes du parcours participant. Utilisez-le comme point de départ pour organiser votre événement, puis consultez les articles associés pour découvrir des conseils pratiques sur les RSVP, les billets Wallet, la communication des places attribuées et le check-in NFC.
Explorez le parcours participant
- Constituez une liste de participants partagée
- Préparez les invitations et les formulaires RSVP
- Planifiez des communications pertinentes pour les participants
- Préparez les billets numériques et les QR codes
- Communiquez les places attribuées
- Coordonnez le check-in de l’événement
- Découvrez le processus en pratique : Saint Laurent
- Complétez le parcours avec les contenus de l’événement et les documents de l’équipe
Une liste unique pour coordonner toutes les opérations
Avant de concevoir les différents points de contact avec les invités, définissez où votre équipe gérera leurs informations. Qui met à jour la liste ? Où les réponses sont-elles enregistrées ? Comment le personnel d’accueil accédera-t-il aux données dont il a besoin ?
Une liste de participants partagée offre à l’équipe événementielle une base commune pour gérer les invitations, les réponses, les places attribuées et les arrivées. Les outils de gestion des participants de Magnetiq regroupent les informations dans l’espace de travail de l’événement, tandis que sa plateforme de gestion d’événements relie les différentes étapes de préparation aux opérations sur place.
Invitations et RSVP : commencez par les bonnes informations
Une invitation doit présenter clairement l’événement et faciliter l’étape suivante. Le formulaire RSVP doit ensuite recueillir les informations nécessaires pour préparer la venue du participant, sans transformer une simple réponse en une démarche longue et complexe.
Commencez par la confirmation de participation et ajoutez uniquement les questions pertinentes, par exemple sur les besoins alimentaires ou les accompagnants. Définissez les règles concernant les accompagnants avant d’envoyer les invitations, afin que les réponses constituent une base fiable pour l’organisation.
Magnetiq permet également d’utiliser plusieurs formulaires RSVP au sein d’un même événement. L’équipe peut choisir le formulaire à associer à chaque campagne email RSVP : par exemple, un formulaire permettant d’ajouter un accompagnant et un autre sans cette option.
Découvrez les outils d’invitation et de RSVP de Magnetiq pour gérer les réponses des participants, ainsi que ses fonctionnalités d’inscription aux événements pour recueillir les informations nécessaires à votre équipe, notamment les coordonnées des accompagnants et les besoins alimentaires.
Pour des conseils pratiques sur la simplification des formulaires, les dates limites de réponse et les relances auprès des personnes qui n’ont pas encore répondu, consultez Bonnes pratiques pour gérer les RSVP de vos événements.
Communications aux participants : rendez chaque message pertinent
Une bonne communication aide les participants à comprendre la prochaine étape. Chaque message doit avoir un objectif clair : présenter l’événement, demander une réponse, confirmer les informations pratiques ou aider les participants à préparer leur arrivée.
Planifiez les communications en fonction des informations nécessaires à chaque groupe. Les personnes qui n’ont pas encore répondu peuvent avoir besoin d’un rappel RSVP, tandis que les participants confirmés peuvent avoir besoin de l’adresse du lieu, de l’heure d’arrivée, des consignes d’accès et des éventuelles mises à jour.
Gardez chaque email centré sur son objectif et rendez l’action attendue facile à repérer. Avant l’envoi, vérifiez les destinataires, assurez-vous que les informations sont à jour et testez la mise en page ainsi que les liens du message.
Découvrez les campagnes email pour événements de Magnetiq pour préparer des invitations personnalisées, des rappels et des informations pratiques à destination des participants que vous sélectionnez.
Billets numériques et QR codes : préparer les participants à leur arrivée
Un billet permet aux participants de présenter facilement leur titre d’accès. Il doit rendre les informations essentielles faciles à trouver et refléter l’identité visuelle de l’événement.
Avec Magnetiq, l’équipe peut distribuer des QR codes personnalisés et des billets événement, notamment pour Apple Wallet et Google Wallet. Les deux plateformes Wallet proposent des options de design différentes : adaptez donc la mise en page à chacune, sans supposer qu’elle sera identique.
Un QR code associé à un participant facilite la vérification et l’enregistrement de son arrivée, mais ne remplace pas les règles d’accès ni les procédures d’accueil de l’équipe. Avant de distribuer les billets, définissez les personnes qui doivent les recevoir et les consignes nécessaires pour leur arrivée.
Découvrez les billets événement et QR codes de Magnetiq pour gérer les accès. Pour approfondir la personnalisation graphique, les mises en page et les différences entre les deux plateformes Wallet, consultez Comment personnaliser les billets Apple Wallet et Google Wallet pour la gestion des événements.
Attribution des places : relier la préparation à l’accueil
Pour un événement avec placement, l’arrivée n’est qu’une partie de l’accueil. Les participants doivent également rejoindre leur place ou leur table, et le personnel doit disposer d’informations claires pour les guider.
Définissez avant l’événement comment communiquer les attributions. Les emails personnalisés, les billets Wallet, l’assistance du personnel et les panneaux sur place répondent à des besoins différents. Un dîner formel peut nécessiter un accompagnement personnel, tandis qu’un autre événement peut bénéficier d’une communication du placement en amont.
Si les attributions peuvent changer au dernier moment, choisissez soigneusement quand partager les numéros de place ou de table. Les informations déjà envoyées par email ou imprimées sur un panneau peuvent devenir obsolètes : le personnel d’accueil doit donc pouvoir consulter les attributions à jour.
Découvrez les outils de gestion du plan de salle de Magnetiq pour relier les places et les tables aux fiches des participants et rendre le plan accessible au personnel dans l’application iOS. Pour choisir comment communiquer ces attributions avant et pendant l’événement, consultez Comment communiquer les placements et plans de table avec un logiciel de gestion d’événements.
Check-in de l’événement : transformer la préparation en un accueil coordonné
Préparez le processus d’accueil avec autant de soin que l’invitation. Le personnel doit savoir comment retrouver un participant, enregistrer son arrivée et gérer une exception, comme un billet introuvable ou un accompagnant non prévu.
L’application iOS de Magnetiq permet de scanner les QR codes et de rechercher manuellement les participants. Lorsque les appareils sont connectés, les mises à jour se synchronisent entre les membres de l’équipe, permettant au personnel de travailler à partir d’informations partagées sur les arrivées.
Pour travailler hors ligne, ouvrez au préalable l’événement dans l’application lorsque l’appareil est connecté, afin de télécharger ses données. Le check-in peut ensuite continuer localement si la connexion est interrompue. Les appareils ne partagent pas les mises à jour en temps réel lorsqu’ils sont hors ligne : la synchronisation reprend au retour de la connexion.
Découvrez l’application de check-in pour événements de Magnetiq pour comprendre comment la lecture des QR codes, la recherche manuelle des participants et le check-in NFC peuvent accompagner votre processus d’accueil.
Découvrez le fonctionnement de la synchronisation des listes de participants en temps réel et du check-in hors ligne.
Un cas concret : le check-in NFC aux défilés Saint Laurent
Un processus coordonné peut également intégrer un autre type de titre d’accès.
À partir de son défilé Femme SS26 à la Paris Fashion Week, Saint Laurent a adopté le check-in NFC de Magnetiq pour tous ses défilés suivants. Les invitations papier contiennent des puces NFC, associées individuellement aux participants dans Magnetiq. À l’entrée, le personnel enregistre leur arrivée en approchant un iPhone de l’invitation.
Lors du défilé qui a inauguré cette approche, l’équipe RP a également utilisé la même application pour localiser les places attribuées dans la salle. Ce cas montre comment le contrôle des accès et l’accompagnement personnel des participants peuvent fonctionner ensemble dans un système partagé.
Découvrez comment l’association des invitations aux participants, la validation NFC et l’aide au placement sur place ont fonctionné ensemble dans Comment Saint Laurent a utilisé le check-in NFC de Magnetiq pour offrir un accès encore plus exclusif aux invités lors de la Paris Fashion Week.
Contenus de l’événement et documents de l’équipe : complétez le parcours
Les participants et le personnel ont besoin d’informations complémentaires différentes. Les participants peuvent avoir besoin d’un programme, d’indications sur le lieu ou de contenus à consulter après l’événement. L’équipe d’accueil a plutôt besoin de briefings internes, de plans et de consignes pour gérer les arrivées.
Les outils de création de sites événementiels de Magnetiq permettent aux organisateurs de publier des informations et de partager des contenus numériques. Les documents internes de l’événement rendent les fichiers opérationnels accessibles aux utilisateurs disposant d’un accès à l’événement, notamment dans l’application iOS. Une fois téléchargés, ces documents restent consultables hors ligne.
Planifiez ces deux ressources en parallèle des communications aux participants : définissez ce qu’ils doivent recevoir, les informations nécessaires au personnel sur place et la personne responsable de maintenir chaque contenu à jour.
Reliez toutes les étapes du parcours participant de votre prochain événement
Examinez votre prochain événement du point de vue du participant : sait-il comment répondre, où trouver les informations pratiques, quoi présenter à l’entrée et comment rejoindre sa place attribuée ?
Puis passez en revue ces mêmes étapes avec votre équipe. Assurez-vous que chacune fournit les informations nécessaires à la suivante, de la première invitation à l’enregistrement de l’arrivée.
Demandez une démo de Magnetiq pour discuter des besoins de votre événement et découvrir comment les listes de participants, les RSVP, les communications, les billets, le placement et le check-in peuvent fonctionner ensemble dans un espace de travail unique.