Negli eventi di alto profilo, assegnare i posti è solo una parte della sfida. Il vero obiettivo è garantire che ogni ospite possa trovare facilmente il proprio posto a un evento senza creare code, confusione o ulteriore carico di lavoro per il team organizzativo. Un sistema self-service per la ricerca del proprio posto consente agli ospiti di individuare rapidamente la propria assegnazione utilizzando lo smartphone, riducendo la pressione operativa e migliorando al tempo stesso l’esperienza complessiva dell’evento.
In occasione dell’evento “Eden – The Garden of Wonders“, Bulgari ha adottato una soluzione che permetteva agli ospiti di individuare autonomamente il proprio posto sia per la sfilata sia per la cena di gala. Il sistema ha ridotto la necessità di assistenza da parte dello staff, contribuendo a rendere più fluida l’esperienza degli ospiti durante l’intera serata.
Per supportare questo processo, Bulgari ha utilizzato il sistema self-service di Magnetiq, consentendo agli ospiti di consultare direttamente dal proprio smartphone le informazioni relative alla propria assegnazione.
Perché la comunicazione delle assegnazioni dei posti è importante
Molti team eventi dedicano molto tempo alla creazione di piani di seating dettagliati, per poi trovarsi ad affrontare difficoltà proprio quando gli ospiti arrivano in location.
Tra le problematiche più comuni troviamo:
- Ospiti che non ricordano il numero del proprio tavolo o posto
- Modifiche alle assegnazioni effettuate all’ultimo momento
- Code ai desk di accoglienza
- Personale impegnato a rispondere continuamente a domande sui posti assegnati
- Eventi articolati in più momenti che richiedono assegnazioni diverse per ciascuna fase
Più un evento è grande, articolato o prestigioso, più queste criticità tendono a emergere e a influire sull’esperienza complessiva degli ospiti.
Come aiutare gli ospiti a trovare il proprio posto a un evento in autonomia
Per aiutare gli ospiti a individuare autonomamente il proprio posto, Bulgari ha introdotto il sistema Self-Service di Magnetiq.
- QR code posizionati in punti strategici della location permettevano agli ospiti di accedere alle informazioni relative al proprio posto in qualsiasi momento.
- Dopo aver scansionato il codice con il proprio smartphone, gli ospiti venivano indirizzati a una pagina web personalizzata e coerente con l’identità visiva dell’evento. Inserendo il proprio nome, potevano visualizzare immediatamente il posto assegnato per la sfilata, per la cena di gala o per entrambe le esperienze.
- Poiché le informazioni venivano recuperate in tempo reale, eventuali modifiche alle assegnazioni effettuate dal team organizzativo erano immediatamente disponibili agli ospiti, senza la necessità di ristampare materiali o comunicare manualmente gli aggiornamenti.
- Gli ospiti potevano inoltre salvare le informazioni relative al proprio posto in Apple Wallet, rendendole facilmente accessibili durante tutta la serata.
Il risultato è stata un’esperienza capace di combinare l’eleganza e l’attenzione ai dettagli tipiche di un marchio di lusso con la flessibilità operativa necessaria per gestire un evento complesso.
I risultati ottenuti durante l’evento Bulgari
Per Bulgari, la soluzione Magnetiq ha contribuito a rendere più fluido il passaggio tra la sfilata e la cena di gala, migliorando l’esperienza degli ospiti e semplificando le operazioni sul posto.
Tra i principali benefici ottenuti:
| Sfida | Beneficio |
|---|---|
| Elevato numero di ospiti | Accesso più rapido alle informazioni sul proprio posto |
| Evento articolato in più momenti | Comunicazione chiara delle diverse assegnazioni |
| Esperienza dedicata a ospiti VIP | Riduzione dei tempi di attesa e delle incertezze |
| Pressione operativa sul personale | Minore dipendenza dall’assistenza dello staff |
| Modifiche alle assegnazioni dell’ultimo minuto | Informazioni sempre aggiornate in tempo reale |
Quando una soluzione self-service per trovare il proprio posto può essere utile
Consentire agli ospiti di trovare autonomamente il proprio posto può essere particolarmente utile in occasione di:
- Sfilate di moda
- Cene di gala
- Eventi di beneficenza
- Conferenze con posti assegnati
- Cerimonie di premiazione
- Eventi articolati in più fasi con assegnazioni dei posti differenti
Questa tipologia di soluzione non sostituisce il personale di accoglienza, ma ne integra il lavoro, offrendo agli ospiti un modo semplice e immediato per accedere alle informazioni di cui hanno bisogno. In questo modo, il team può concentrarsi maggiormente sull’ospitalità e sull’assistenza personalizzata, riducendo al tempo stesso le richieste operative legate alla ricerca dei posti assegnati.
Oltre i QR code
Sebbene i QR code rappresentino il metodo di accesso più semplice e immediato, il vero obiettivo non è la tecnologia in sé. L’obiettivo è creare un’esperienza fluida per gli ospiti, in cui le informazioni relative ai posti assegnati siano sempre accessibili, aggiornate e facili da consultare.
Per i team che gestiscono centinaia di partecipanti, questo approccio può ridurre significativamente la complessità operativa, limitare le richieste di assistenza sul posto e migliorare l’esperienza complessiva dell’evento.
Come dimostrato dall’esperienza di Bulgari, aiutare gli ospiti a trovare il proprio posto a un evento può migliorare l’esperienza complessiva e ridurre la pressione operativa sul team.