Lors des événements de prestige, attribuer les places n’est qu’une partie du défi. Le véritable enjeu consiste à aider les invités à trouver leur place lors d’un événement, sans créer de files d’attente, de confusion ou de charge de travail supplémentaire pour l’équipe organisatrice. Une solution libre-service de recherche de place permet aux invités de consulter rapidement leur attribution depuis leur smartphone, réduisant ainsi la pression opérationnelle tout en améliorant l’expérience globale de l’événement.
À l’occasion de son événement « Eden – The Garden of Wonders« , Bulgari a mis en place une solution permettant aux invités de localiser eux-mêmes leur place, aussi bien pour le défilé de mode que pour le dîner de gala. Cette approche a réduit le besoin d’assistance de la part du personnel et contribué à rendre l’expérience plus fluide tout au long de la soirée.
Pour accompagner ce processus, Bulgari a utilisé la solution libre-service de Magnetiq, permettant aux invités d’accéder directement depuis leur smartphone aux informations relatives à leur attribution de place.
Pourquoi la communication des attributions de places est importante
De nombreuses équipes événementielles consacrent beaucoup de temps à la création de plans de table détaillés, pour finalement rencontrer des difficultés au moment même où les invités arrivent sur place.
Parmi les problèmes les plus fréquents figurent :
- Des invités qui ne se souviennent plus du numéro de leur table ou de leur place
- Des modifications de placement effectuées à la dernière minute
- Des files d’attente aux points d’accueil
- Du personnel mobilisé pour répondre en permanence aux questions concernant les places attribuées
- Des événements organisés en plusieurs temps nécessitant des attributions de places différentes pour chaque phase
Plus un événement est important, complexe ou prestigieux, plus ces difficultés ont tendance à apparaître et à avoir un impact sur l’expérience globale des invités.
Comment aider les invités à trouver leur place de manière autonome lors d’un événement
Pour aider les invités à localiser leur place en toute autonomie, Bulgari a mis en place la solution libre-service de Magnetiq.
- Des QR codes placés à des endroits stratégiques du lieu permettaient aux invités d’accéder à tout moment aux informations relatives à leur place.
- Après avoir scanné le code avec leur smartphone, les invités étaient redirigés vers une page web personnalisée, conçue dans le respect de l’identité visuelle de l’événement. En saisissant leur nom, ils pouvaient consulter instantanément leur place attribuée pour le défilé, le dîner de gala ou les deux expériences.
- Les informations étant récupérées en temps réel, toute modification effectuée par l’équipe organisatrice restait immédiatement accessible aux invités, sans qu’il soit nécessaire de réimprimer des supports ou de communiquer manuellement les changements.
- Les invités pouvaient également enregistrer les informations relatives à leur place dans Apple Wallet, afin d’y accéder facilement tout au long de la soirée.
Le résultat a été une expérience alliant l’élégance et l’attention aux détails attendues d’une marque de luxe à la flexibilité opérationnelle nécessaire à la gestion d’un événement complexe.
Les résultats obtenus lors de l’événement Bulgari
Pour Bulgari, la solution Magnetiq a contribué à fluidifier la transition entre le défilé de mode et le dîner de gala, tout en améliorant l’expérience des invités et en simplifiant les opérations sur place.
Parmi les principaux bénéfices obtenus :
| Défi | Bénéfice |
|---|---|
| Nombre élevé d’invités | Accès plus rapide aux informations relatives à leur place |
| Événement organisé en plusieurs temps | Communication claire des différentes attributions de places |
| Expérience dédiée à des invités VIP | Réduction des temps d’attente et des incertitudes |
| Pression opérationnelle sur le personnel | Moindre dépendance à l’assistance du staff |
| Modifications de placement de dernière minute | Informations mises à jour en temps réel |
Quand une solution libre-service pour trouver sa place peut être utile
Permettre aux invités de trouver leur place en toute autonomie peut être particulièrement utile dans le cadre de :
- Défilés de mode
- Dîners de gala
- Événements caritatifs
- Conférences avec places attribuées
- Cérémonies de remise de prix
- Événements organisés en plusieurs phases avec des attributions de places différentes
Ce type de solution ne remplace pas le personnel d’accueil, mais complète son travail en offrant aux invités un moyen simple et immédiat d’accéder aux informations dont ils ont besoin. L’équipe peut ainsi se concentrer davantage sur l’accueil et l’accompagnement personnalisé des invités, tout en réduisant les sollicitations liées à la recherche des places attribuées.
Au-delà des QR codes
Bien que les QR codes constituent le moyen d’accès le plus simple et le plus immédiat, l’objectif réel n’est pas la technologie en elle-même. L’objectif est de créer une expérience fluide pour les invités, où les informations relatives aux places attribuées sont toujours accessibles, à jour et faciles à consulter.
Pour les équipes qui gèrent des centaines de participants, cette approche peut réduire considérablement la complexité opérationnelle, limiter les demandes d’assistance sur place et améliorer l’expérience globale de l’événement.
Comme l’a démontré l’expérience de Bulgari, aider les invités à trouver leur place lors d’un événement peut améliorer l’expérience globale tout en réduisant la pression opérationnelle sur l’équipe organisatrice.