Une liste d’invités internationaux, des accompagnants et un accueil à la hauteur de l’occasion : l’événement inaugural de la Bologna Children’s Book Fair exige une coordination depuis la première invitation jusqu’à l’arrivée sur place.
Depuis 2023, Magnetiq aide Laboratorio Delle Idee et BolognaFiere à organiser chaque événement inaugural, en reliant confirmations de présence, invitations numériques et check-in. L’expérience commencée avec la célébration du soixantième anniversaire de la foire est devenue une collaboration suivie au service de l’équipe qui prépare ce rendez-vous.
Une célébration internationale
Depuis 1963, la Bologna Children’s Book Fair réunit à Bologne la communauté internationale de l’édition jeunesse pour découvrir de nouvelles œuvres, développer des relations et préparer les activités à venir.
L’événement inaugural constitue un moment privilégié de ce rendez-vous international. Son organisation implique de réunir des invités de différents pays et de proposer un accueil à la hauteur du prestige de la foire.
L’agence de relations publiques stratégiques Laboratorio Delle Idee travaille avec BolognaFiere sur cet événement, avec le soutien de Magnetiq pour la gestion des invités depuis 2023. Cette collaboration concerne l’événement inaugural, et non la gestion de l’ensemble de la foire.
Le défi : d’une liste internationale à un accueil coordonné
Pour chaque événement inaugural, l’équipe doit savoir quels invités seront présents et combien d’accompagnants viendront avec eux. Les informations recueillies avant la soirée doivent ensuite être accessibles au personnel qui accueille les invités à l’entrée.
Une liste internationale ajoute une difficulté pratique : retrouver des noms aux orthographes peu familières peut être compliqué lorsque l’accueil repose sur des listes papier ou des fichiers Excel.
Avant d’adopter Magnetiq, l’équipe utilisait des listes papier et des fichiers Excel. Aujourd’hui, le besoin reste le même — coordonner invitations, confirmations et arrivées — mais Magnetiq relie ces étapes au sein d’une seule plateforme.
La solution : relier préparation et check-in avec Magnetiq
Magnetiq offre à Laboratorio Delle Idee et BolognaFiere un processus partagé pour préparer la liste d’invités et gérer les arrivées. Les confirmations de présence font partie des informations utilisées par l’équipe pour organiser l’accueil, reliant le travail en amont à la gestion sur place.
La première édition gérée avec Magnetiq illustre cette approche. Pour l’événement inaugural de 2023 au Palazzo Re Enzo :
- Un formulaire RSVP aux couleurs de l’événement présentait les informations pratiques et permettait aux invités de confirmer leur présence et d’ajouter des accompagnants.
- Une liste d’environ 3 000 participants était gérée dans Magnetiq, avec des réponses et des coordonnées actualisées.
- Les participants confirmés recevaient une campagne email contenant leur QR code et une option Apple Wallet.
- Trois membres du personnel d’accueil utilisaient l’application Magnetiq sur iPhone pour effectuer le check-in.
Les invités pouvaient présenter leur QR code pour le faire scanner. Lorsque l’invitation n’était pas disponible sur leur téléphone, le personnel pouvait retrouver leur nom dans la liste et enregistrer leur arrivée.
Ces détails concernent l’édition 2023. La collaboration s’est poursuivie pour chaque événement inaugural suivant, avec Magnetiq au service de l’équipe chargée de la gestion des invités.
Découvrez les billets numériques et QR codes et l’application de check-in événementiel de Magnetiq pour voir comment ces outils relient préparation et accueil.
Le résultat : une collaboration suivie, des invitations à l’accueil
Pour Laboratorio Delle Idee et BolognaFiere, Magnetiq relie les informations recueillies pendant la préparation au travail de l’équipe à l’entrée. Pour les invités, cette coordination accompagne un parcours clair, de la confirmation de présence à l’arrivée à l’événement.
L’inauguration de 2023 en offre un exemple concret : les invitations numériques et les QR codes facilitaient l’accueil, tandis que la recherche par nom donnait au personnel une alternative lorsqu’un invité n’avait pas son invitation disponible.
Depuis, l’équipe a utilisé Magnetiq pour chaque événement inaugural suivant. La collaboration dépasse ainsi une seule soirée : Magnetiq fait partie de l’organisation de ce rendez-vous récurrent.
Apportez la même coordination à votre événement inaugural
Une liste internationale, des accompagnants et une équipe d’accueil travaillant sur smartphone : ces besoins sont familiers aux organisateurs d’inaugurations culturelles, de réceptions institutionnelles et de célébrations sur invitation.
Découvrez comment gérer vos événements culturels avec Magnetiq
Pour préparer l’articulation entre invitations, confirmations et arrivées, consultez notre guide du parcours des invités, des invitations au check-in. Si vous évaluez une plateforme pour votre équipe, découvrez les 9 avantages d’un logiciel de gestion d’événements.
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Picture by Paolo Panzera