Comunicare le assegnazioni di posti e tavoli significa assicurarsi che ogni ospite sappia dove dirigersi — e che il team di accoglienza disponga delle informazioni necessarie per accompagnarlo.
L’approccio più adatto dipende da quando le assegnazioni diventano stabili, dall’opportunità di comunicarle prima dell’arrivo e da come il team gestirà eventuali modifiche. Un’email inviata con giorni di anticipo ha una funzione diversa da una piantina consultata dal personale all’ingresso.
Come parte del più ampio percorso dell’ospite, la comunicazione dei posti collega la preparazione all’accoglienza durante l’evento. Questa guida confronta diversi modi per condividere le assegnazioni e spiega come mantenere allineati ospiti e team operativi.
Prima di comunicare le assegnazioni, definisci come gestire le modifiche
Prima di comunicare un numero di posto o tavolo, verifica le presenze confermate, gli accompagnatori e le richieste degli ospiti che possono influire sull’assegnazione. La nostra guida alle buone pratiche per gestire gli RSVP spiega come raccogliere e mantenere aggiornate le informazioni necessarie per queste decisioni.
Registra le modifiche approvate nella lista degli ospiti dell’evento. Gli strumenti di gestione degli ospiti di Magnetiq consentono di lavorare su una lista condivisa, così i colleghi possono fare riferimento agli stessi dati.
Concorda tre regole operative:
- Chi può approvare e modificare un’assegnazione?
- Quando un’assegnazione è pronta per essere comunicata all’ospite?
- Come deve comportarsi il personale se l’email o il biglietto dell’ospite mostra un’assegnazione diversa da quella nella piantina aggiornata?
Se sono coinvolti più reparti, agenzie o partner, definisci le rispettive responsabilità prima di distribuire le informazioni sui posti. Leggi Gestire le assegnazioni dei posti coinvolgendo team esterni: 3 casi d’uso pratici per alcuni esempi di organizzazione della collaborazione.
Usa queste regole per scegliere i metodi di comunicazione descritti di seguito e preparare una procedura chiara per gestire le eccezioni all’arrivo.
1. Comunicare i posti o i tavoli agli ospiti via email
Le email sono uno strumento classico ma estremamente efficace per informare gli ospiti sui loro posti prima dell’evento. Con un software di gestione eventi, puoi automatizzare l’invio usando tag dinamici, ad es. {{SEAT_NUMBER}}, risparmiando tempo senza rinunciare a un tocco personale.
Perché funziona:
- Tocco personale: Un messaggio che include il nome dell’ospite e il posto assegnato trasmette cura e attenzione.
- Comodità: Gli ospiti hanno a disposizione tutte le informazioni in un messaggio da consultare in qualsiasi momento.
- Efficienza: L’email è uno strumento professionale, rapido, e eco-friendly.
Possibili limiti: Se prevedi modifiche all’ultimo minuto alla disposizione dei posti, l’email potrebbe non essere il canale più adatto per comunicare l’assegnazione del posto o del tavolo, perché il dato visibile al momento della ricezione del biglietto potrebbe cambiare in seguito. Questo può generare confusione o aspettative errate, soprattutto se l’ospite non è consapevole della possibilità di aggiornamenti.
2. Biglietti Digitali con l’informazione dei posti assegnati
Per un approccio più moderno e fluido, puoi utilizzare biglietti digitali—come Apple e Google Wallet—che mostrano direttamente il posto o il tavolo assegnato sullo smartphone dell’ospite. Un software di gestione eventi robusto ti consente di generare e distribuire facilmente questi biglietti, offrendo agli ospiti un modo comodo per accedere alle informazioni sul proprio posto in qualsiasi momento.
Perché funziona:
- Accesso immediato: Gli ospiti possono recuperare il proprio biglietto in pochi secondi, senza dover cercare tra email o documenti stampati.
- Sostenibilità: Elimina la necessità di stampare biglietti cartacei, in linea con pratiche più ecologiche.
- Design personalizzabile: I biglietti digitali possono essere personalizzati graficamente per rispecchiare l’identità visiva del tuo evento, offrendo un’esperienza curata e professionale per ogni ospite.
Leggi la nostra guida ai biglietti evento Apple Wallet e Google Wallet per approfondire le opzioni di design e gli aspetti pratici.
Possibili limiti: Se prevedi modifiche all’ultimo minuto alla disposizione dei posti, valuta attentamente se includere il numero di posto o tavolo nei biglietti digitali. Anche se Google Wallet e, in alcuni casi, Apple Wallet permettono l’aggiornamento delle informazioni dopo la distribuzione, il posto visibile al momento della ricezione del biglietto potrebbe cambiare in seguito.
3. Fornire al team di accoglienza un’app di gestione eventi
Dotare lo staff di accoglienza di un’app collegata in tempo reale ai dati dell’evento consente di indirizzare gli ospiti al loro posto o al loro tavolo in modo rapido e accurato. Molti software di gestione eventi, come Magnetiq, includono strumenti per smartphone o tablet per cercare nomi o scansionare QR code e accedere immediatamente alle informazioni sul posto assegnato.
Perché funziona:
- Flessibilità: Perfetto per eventi con assegnazioni soggette a variazioni dell’ultimo minuto.
- Interazione umana: Gli ospiti apprezzano un’accoglienza personalizzata.
- Check-in fluido: Elimina l’uso di elenchi stampati e velocizza l’accesso.
Case Study: Il caso Saint Laurent mostra come il team Security abbia gestito i controlli di accesso NFC mentre il team PR utilizzava la piantina nella stessa app per individuare i posti e accompagnare gli ospiti.
Cosa Tenere d’Occhio (e Come Evitare Problemi): Le location per eventi possono avere connessioni internet instabili, soprattutto nelle aree affollate dove molti utenti condividono la stessa rete. Se il tuo staff di accoglienza utilizza un’app per consultare le assegnazioni o fare il check-in, è importante verificare che il software di gestione eventi supporti l’uso offline. Piattaforme come Magnetiq, ad esempio, permettono all’app di funzionare anche senza connessione, salvando i dati localmente sul dispositivo e inviandoli al server non appena la rete viene ristabilita. Questo ti garantisce di poter effettuare il check-in degli ospiti senza interruzioni, e avere report accurati a fine evento, indipendentemente dalla qualità della connessione.
4. Permettere agli ospiti di scoprire il proprio posto o tavolo tramite QR code
I QR code sono un modo semplice ed efficace per permettere agli ospiti di scoprire in autonomia il posto o tavolo assegnato. Con il giusto software di gestione eventi, puoi generare un codice da esporre in punti strategici della location: gli ospiti lo inquadrano con il proprio smartphone e accedono a un modulo web dove inserire il proprio nome per visualizzare il posto o tavolo assegnato.
Case Study: Guarda come Bulgari ha usato Magnetiq e i QR code per far scoprire il posto in un evento di punta
Perché funziona:
- Esperienza interattiva: Gli ospiti trovano divertente e intuitivo scansionare un codice con il proprio telefono.
- Self-Service Riduce i tempi di attesa e il carico sul personale.
- Aggiornamenti in tempo reale: La pagina collegata può riflettere eventuali modifiche dell’ultimo minuto.
Possibili limiti
- Il meccanismo self-service potrebbe non essere apprezzato da tutti: alcuni ospiti, soprattutto in contesti formali, potrebbero preferire essere accolti e accompagnati dal personale, anziché dover cercare da soli il proprio posto.
- Il modulo web per la scoperta del posto richiede una connessione internet stabile nel luogo dell’evento. In caso di location con copertura limitata, valuta l’affiancamento di metodi alternativi come personale dotato di app in tempo reale o pannelli cartacei.
5. Comunicare le assegnazioni stampando una piantina dei posti
Una piantina stampata offre agli ospiti un riferimento visivo per individuare il proprio posto o tavolo nella location. Può inoltre aiutare il personale a spiegare il percorso dall’ingresso all’area assegnata.
Gli strumenti di gestione della piantina di Magnetiq permettono di esportare la piantina completa in PDF vettoriale per la stampa.
Perché funziona:
- Chiarezza visiva: Aiuta gli ospiti a capire dove si trova fisicamente il loro posto.
- Navigazione facilitata: Particolarmente utile per venue grandi o con layout complessi.
- Presentazione professionale: Una mappa ben progettata trasmette cura e organizzazione.
Possibili limiti
- Una volta stampata, la mappa non può essere aggiornata: non sono quindi ammessi cambiamenti dell’ultimo minuto.
- Se la stampa è suddivisa su più fogli, può risultare complesso ricomporre correttamente la mappa sul pannello espositivo.
- Se si opta per un grande formato, come la stampa su plotter, i costi possono aumentare sensibilmente, soprattutto in eventi di grandi dimensioni o con molte varianti grafiche.
6. Pannelli con lista ospiti per ogni tavolo
Un pannello con le liste di ospiti suddivise per tavolo è uno strumento semplice ed efficace per aiutare le persone a trovare rapidamente il proprio posto senza dover chiedere assistenza. Un software di gestione eventi avanzato può permetterti di generare automaticamente i fogli con le liste di nomi per ogni tavolo, pronti per la stampa.
Perché funziona:
- Facili da consultare: Le liste sono ordinate per tavolo e risultano intuitive da leggere per gli ospiti.
- Semplici da stampare e allestire: Si possono generare rapidamente, stampare su fogli standard ed esporre su pannelli senza bisogno di formati speciali o supporti complessi.
- Altamente efficaci: In molti eventi, come le cene di gala, rappresentano il metodo classico per comunicare la disposizione dei posti.
7. Stampare in loco il Badge dell’ospite con il posto assegnato
Un modo efficace per comunicare i posti assegnati agli ospiti è la stampa in loco del badge, direttamente tramite l’app iOS di Magnetiq. Questo metodo rende il processo rapido e flessibile anche in contesti dinamici o con elevata affluenza. Inoltre, garantisce che ogni ospite abbia le informazioni sul proprio posto a portata di mano.
Perché funziona:
- Tutto in uno: Il badge diventa il supporto unico per identificazione, accesso e posto assegnato.
- Flessibilità on-demand: Se cambiano i dati dell’ospite o il posto assegnato, è possibile stampare un nuovo badge direttamente dall’app.
Possibili limiti:
- Richiede stampanti badge in loco e personale per gestire la distribuzione.
- È consigliabile prevedere un supporto adeguato (es. portabadge o clip) per evitare di consegnare agli ospiti un semplice foglio volante.
Scegli come comunicare i posti in base alle esigenze del tuo evento
Scegli il metodo di comunicazione in base alla stabilità delle assegnazioni e al tipo di accoglienza che gli ospiti si aspettano. Condividi i dettagli in anticipo quando sono pronti e prepara il personale a gestire modifiche o discrepanze all’arrivo.
Se combini informazioni digitali e materiali stampati, definisci chi controllerà ogni versione prima dell’apertura. Gli ospiti devono ricevere indicazioni chiare e il personale deve sapere dove verificare l’assegnazione aggiornata.
Scopri gli strumenti di Magnetiq per la gestione di piantine e tavoli e come le assegnazioni possono supportare le comunicazioni agli ospiti e il coordinamento durante l’evento.
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