Chaque événement réussi repose sur l’information. Un espace de travail efficace pour la gestion des événements commence par reconnaître que toutes les informations d’un événement ne nécessitent pas le même mode de gestion.
Lorsque l’on parle de logiciels de gestion d’événements, on a souvent tendance à considérer toutes les informations de la même manière. En réalité, les équipes événementielles travaillent avec deux types d’informations fondamentalement différents, chacun répondant à un objectif précis.
Certaines informations évoluent en permanence tout au long de la journée et doivent être mises à jour, partagées et synchronisées entre plusieurs membres de l’équipe. D’autres, en revanche, ne changent pas du tout : elles doivent simplement être accessibles au moment où quelqu’un a besoin de les consulter.
La distinction est étonnamment simple. Les informations d’un événement se répartissent en deux catégories :
- Les données opérationnelles, avec lesquelles les équipes travaillent activement tout au long de l’événement.
- Les documents de référence, qui doivent simplement pouvoir être consultés lorsque cela est nécessaire.
Bien que ces deux catégories soient essentielles à la réussite d’un événement, elles nécessitent des approches totalement différentes. Comprendre cette distinction est indispensable pour concevoir des flux de travail plus efficaces et, au final, offrir une meilleure expérience aussi bien aux équipes organisatrices qu’aux invités.
Mais cette distinction ne se limite pas à la manière dont un logiciel de gestion d’événements devrait être conçu. Elle définit concrètement ce que devrait être un véritable espace de travail dédié à la gestion des événements.
Les données opérationnelles
Les données opérationnelles regroupent toutes les informations qui évoluent au cours de l’événement et qui doivent rester synchronisées entre plusieurs personnes. L’équipe ne se contente pas de les consulter : elle les met à jour, les recherche et les utilise en permanence pour prendre des décisions tout au long de la journée.
Comme plusieurs personnes travaillent simultanément sur les mêmes données, il est essentiel de pouvoir collaborer en temps réel en s’appuyant toujours sur une source unique de vérité.
Parmi les exemples les plus courants :
- La liste des invités
- Le statut des RSVP
- L’attribution des places
- Le statut du check-in
- Les notes concernant les invités, telles que les restrictions alimentaires, les besoins en matière d’accessibilité ou toute autre information opérationnelle
Les documents de référence
Les documents de référence regroupent les informations que l’équipe doit pouvoir consulter, mais qui sont rarement modifiées pendant un événement. Contrairement aux données opérationnelles, ils ne nécessitent ni mises à jour en temps réel ni collaboration continue : ils doivent simplement être accessibles chaque fois que quelqu’un en a besoin.
Personne ne s’attend à mettre à jour en permanence le briefing de l’équipe ou à modifier le dress code pendant que les invités arrivent. Ces documents sont conçus pour être lus et consultés au moment opportun.
Parmi les exemples les plus courants :
- Le déroulé de l’événement (run of show)
- Les consignes relatives au dress code
- Le règlement du lieu de l’événement
- Le briefing de l’équipe
- Les procédures d’urgence
- La liste des contacts des prestataires
- Les informations relatives au stationnement
Transformer ces documents en fonctionnalités interactives apporterait peu de valeur. Ce qui compte vraiment, c’est que chaque membre de l’équipe puisse accéder immédiatement au bon document, y compris sur les lieux de l’événement, où la connexion Internet est souvent lente, instable, voire totalement indisponible.
Lorsque nous avons commencé à développer Magnetiq, nous nous sommes d’abord concentrés sur les données opérationnelles
Magnetiq est né dans l’univers de la mode, où les défilés, les lancements de collections et les dîners de gala exigent un niveau de coordination extrêmement élevé. Dès le départ, nous avons été confrontés à un problème très concret : les informations qui évoluaient en permanence étaient aussi les plus difficiles à gérer à l’aide de feuilles de papier ou de fichiers Excel.
La liste des invités, les RSVP, l’attribution des places et le check-in avaient tous un point commun : les équipes travaillaient activement sur ces informations tout au long de l’événement. Plusieurs personnes devaient consulter les mêmes données, les mettre à jour en temps réel et pouvoir compter sur le fait que chaque appareil affichait toujours les mêmes informations.
C’est de ce besoin qu’est née notre philosophie de conception : chaque fois qu’une information devait être mise à jour, recherchée ou partagée entre plusieurs membres de l’équipe, elle devait devenir une donnée structurée au sein de la plateforme, plutôt que de rester enfermée dans une feuille de calcul ou un document.
Cette philosophie continue aujourd’hui de guider une grande partie du développement de Magnetiq et constitue le fondement de ce que nous considérons comme un véritable espace de travail dédié à la gestion des événements.
Puis nous avons remarqué quelque chose d’inattendu
Au fur et à mesure que de plus en plus d’équipes ont commencé à utiliser Magnetiq pendant leurs événements, nous avons observé un schéma récurrent.
La gestion des invités était désormais entièrement centralisée. Les équipes collaboraient sur une même liste d’invités, mettaient à jour les RSVP, attribuaient les places et effectuaient le check-in sans avoir recours à des feuilles de calcul ou à des outils distincts. D’un point de vue opérationnel, tout se déroulait au sein d’un seul et même espace de travail.
Pourtant, quelque chose manquait encore.
Les équipes continuaient à quitter l’application, non pas pour gérer des données opérationnelles, mais pour rechercher d’autres informations essentielles à leur travail. Un membre de l’équipe d’accueil avait besoin de la dernière version du briefing destiné au personnel. Un agent de sécurité cherchait le règlement du lieu de l’événement. L’équipe hospitality devait vérifier les consignes relatives au dress code, tandis qu’un autre collègue recherchait les coordonnées des prestataires ou les procédures d’urgence.
Nous avons alors compris que, même si toute la gestion opérationnelle de l’événement était désormais centralisée, l’espace de travail ne regroupait pas encore tout ce dont l’équipe avait réellement besoin au cours de la journée.
C’est à ce moment-là que nous avons réalisé que la centralisation des données opérationnelles ne représentait qu’une partie de la solution.
Nous avons commencé à voir le problème sous un autre angle
Observer les équipes à l’œuvre pendant les événements a progressivement changé notre façon de voir les choses.
Jusqu’alors, nous abordions le problème avec une idée assez simple : chaque fois que cela était possible, les documents devaient être transformés en informations structurées. Cette approche avait très bien fonctionné pour la liste des invités, la gestion des RSVP, l’attribution des places et le check-in, en transformant des feuilles de calcul statiques en flux de travail collaboratifs que plusieurs personnes pouvaient mettre à jour simultanément.
Avec le temps, nous avons toutefois compris que notre approche n’était pas encore complète.
La question n’était plus simplement : « Comment pouvons-nous remplacer les documents ? »
Mais plutôt : « Quelles informations tirent réellement profit du fait de devenir des données structurées ? »
Nous avons compris que toutes les informations ne tirent pas le même bénéfice du fait de devenir des données structurées. Certaines deviennent beaucoup plus utiles lorsqu’elles peuvent être mises à jour, recherchées et partagées en temps réel. D’autres, en revanche, non.
Un briefing destiné à l’équipe n’a pas plus de valeur simplement parce qu’il est stocké dans une base de données. Il en va de même pour le déroulé de l’événement, le règlement du lieu, les coordonnées des prestataires ou les procédures d’urgence. Ces documents remplissaient déjà parfaitement leur rôle dans leur format d’origine.
Le véritable problème ne venait pas des documents eux-mêmes, mais du fait que les équipes devaient quitter leur espace de travail chaque fois qu’elles avaient besoin de les consulter.
De plus, ces documents étaient souvent dispersés entre des e-mails, des conversations WhatsApp et des services de stockage dans le cloud, ce qui rendait difficile de retrouver rapidement des informations réparties dans différents endroits.
Intégrer les documents dans le même espace de travail
Une fois que nous avons commencé à envisager le problème sous cet angle, la question est devenue très concrète : comment permettre aux équipes d’accéder à ces documents sans quitter l’environnement dans lequel elles géraient déjà l’événement, tout en les rendant plus faciles à retrouver ?
La solution s’est révélée étonnamment simple : intégrer ces documents dans le même espace de travail où le reste de l’événement était déjà géré.
C’est ainsi qu’est née la section Documents. Elle permet aux organisateurs de télécharger tous les documents clés d’un événement directement dans Magnetiq, afin qu’ils soient facilement accessibles depuis l’application iOS et toujours à portée de main, en particulier le jour de l’événement.
De plus, afin de garantir que les équipes puissent accéder aux documents même lorsque la connexion est lente ou totalement indisponible, nous avons choisi la solution la plus simple : dès qu’un événement est ouvert dans l’application iOS, tous les documents associés sont automatiquement téléchargés sur l’appareil et restent accessibles même sans connexion Internet.
Que vous travailliez dans un centre de congrès avec un réseau Wi-Fi saturé, dans un lieu historique où la couverture mobile est limitée ou en coulisses pendant la Fashion Week, les informations dont votre équipe a besoin sont toujours à portée de main. Exactement là où vous vous attendez à les trouver.
Trouver les documents n’est qu’une partie du problème
Rendre les documents plus faciles à consulter a permis de résoudre un premier problème. Mais il en restait un autre.
Trouver le document dont vous avez besoin est une chose. Être certain d’ouvrir la version la plus récente en est une autre. La confiance dans les informations est tout aussi importante que leur accessibilité.
Toute personne ayant organisé plusieurs événements s’est probablement déjà retrouvée face à des dossiers contenant des fichiers comme ceux-ci :
- Staff Briefing.pdf
- Staff Briefing_v2.pdf
- Staff Briefing_FINAL.pdf
- Staff Briefing_FINAL_v3.pdf
À un moment donné, le nom des fichiers ne suffit plus. La seule question que tout le monde se pose est :
« Quelle est la dernière version ? »
Plutôt que de créer plusieurs copies d’un même document, Magnetiq adopte une approche beaucoup plus simple.
Chaque document n’existe qu’en un seul exemplaire au sein de l’événement. Lorsqu’une nouvelle version est téléchargée en utilisant le même nom de fichier, elle remplace automatiquement la précédente, garantissant ainsi que tous les utilisateurs autorisés ouvrent toujours le même document.
Aucun doublon parmi lesquels choisir. Aucun doute sur la version à utiliser pendant l’événement.
Un espace de travail unique pour la gestion des événements
Avec le recul, la fonctionnalité Documents n’a jamais été conçue comme un simple espace de stockage au sein de Magnetiq. Son objectif était de compléter l’espace de travail dédié à la gestion des événements.
Les données opérationnelles et les documents de référence remplissent des fonctions différentes, mais répondent au même besoin : être disponibles exactement là où l’équipe travaille déjà.
Repensez à la situation décrite au début de cet article. Un membre de l’équipe d’accueil a besoin de la dernière version du briefing du personnel, l’équipe de sécurité consulte le règlement du lieu de l’événement, tandis que l’équipe hospitality vérifie les exigences alimentaires d’un invité avant son arrivée.
Une partie de ces informations correspond à des données opérationnelles. Une autre relève des documents de référence. Pour les personnes qui gèrent l’événement, cette distinction est pourtant presque sans importance. Personne ne devrait avoir à s’arrêter pour se demander où un document a été enregistré ou quelle application ouvrir pour le retrouver.
Un véritable espace de travail pour la gestion des événements élimine cette friction en réunissant tout ce dont l’équipe a besoin dans un même environnement. Qu’il s’agisse de mettre à jour les informations des invités ou simplement de consulter un document, chacun peut rester concentré sur l’événement, plutôt que sur les outils qu’il utilise.
Parce que les meilleures équipes ne perdent pas leur temps à chercher où se trouvent les informations.
Elles les utilisent pour créer des événements exceptionnels.