Ogni evento di successo si basa sulle informazioni. Un efficace spazio di lavoro per la gestione degli eventi parte dalla consapevolezza che non tutte le informazioni di un evento richiedono lo stesso tipo di gestione.
Quando si parla di software per la gestione degli eventi, si tende spesso a considerare tutte le informazioni allo stesso modo. In realtà, i team che organizzano eventi lavorano con due tipologie di informazioni profondamente diverse, ciascuna con uno scopo ben preciso.
Alcune informazioni cambiano continuamente nel corso della giornata e devono essere aggiornate, condivise e sincronizzate tra più membri del team. Altre, invece, non cambiano affatto: devono semplicemente essere disponibili nel momento in cui qualcuno ha bisogno di consultarle.
La distinzione è sorprendentemente semplice. Le informazioni di un evento si dividono in due categorie:
- Dati operativi, con cui il team interagisce attivamente durante tutto l’evento.
- Documenti di riferimento, che devono semplicemente essere consultabili quando necessario.
Sebbene entrambe le categorie siano essenziali per la buona riuscita di un evento, richiedono approcci completamente diversi. Comprendere questa differenza è fondamentale per progettare flussi di lavoro più efficaci e, in definitiva, offrire un’esperienza migliore sia per il team organizzativo che per gli ospiti.
Ma questa distinzione non influenza soltanto il modo in cui dovrebbe essere progettato un software per eventi. Definisce che cosa dovrebbe essere, in concreto, uno spazio di lavoro dedicato alla gestione degli eventi.
Dati operativi
I dati operativi sono tutte quelle informazioni che cambiano nel corso dell’evento e che devono rimanere sincronizzate tra più persone. Il team non si limita a consultarle: le aggiorna, le ricerca e le utilizza continuamente per prendere decisioni durante la giornata.
Dal momento che più persone lavorano contemporaneamente sugli stessi dati, è fondamentale poter collaborare in tempo reale facendo sempre riferimento a un’unica fonte di verità.
Esempi tipici includono:
- Elenco degli ospiti
- Stato degli RSVP
- Assegnazione dei posti
- Stato del check-in
- Note sugli ospiti, come esigenze alimentari, necessità di accessibilità o altre indicazioni operative
Documenti di riferimento
I documenti di riferimento sono informazioni che il team deve poter consultare, ma che raramente vengono modificate durante un evento. A differenza dei dati operativi, non richiedono aggiornamenti in tempo reale né collaborazione continua: devono semplicemente essere disponibili ogni volta che qualcuno ne ha bisogno.
Nessuno si aspetta di aggiornare continuamente un briefing per lo staff o di modificare il dress code mentre gli ospiti stanno arrivando. Questi documenti sono pensati per essere letti e consultati nel momento opportuno.
Esempi tipici includono:
- Scaletta dell’evento (run of show)
- Linee guida sul dress code
- Regolamenti della venue
- Briefing dello staff
- Procedure di emergenza
- Elenco dei contatti dei fornitori
- Indicazioni per il parcheggio
Trasformare questi documenti in funzionalità interattive aggiungerebbe ben poco valore. Ciò che conta davvero è che ogni membro del team possa accedere immediatamente al documento corretto, anche nelle location per eventi, dove la connessione a Internet è spesso lenta, instabile o del tutto assente.
Quando abbiamo iniziato a sviluppare Magnetiq, la nostra attenzione era rivolta ai dati operativi
Magnetiq è nato nel mondo della moda, dove sfilate, presentazioni e gala richiedono un livello di coordinamento estremamente elevato. Fin dall’inizio ci siamo trovati ad affrontare un problema molto concreto: le informazioni che cambiavano continuamente erano anche quelle più difficili da gestire attraverso fogli di carta o file Excel.
L’elenco degli ospiti, gli RSVP, l’assegnazione dei posti e il check-in avevano tutti una caratteristica in comune: il team ci lavorava attivamente per tutta la durata dell’evento. Più persone dovevano consultare le stesse informazioni, aggiornarle in tempo reale e poter contare sul fatto che ogni dispositivo mostrasse sempre gli stessi dati.
È proprio da questa esigenza che è nata la nostra filosofia di progettazione: ogni volta che un’informazione doveva essere aggiornata, ricercata o condivisa tra più membri del team, doveva diventare un dato strutturato all’interno della piattaforma, anziché rimanere confinata in un foglio di calcolo o in un documento.
Questa filosofia continua ancora oggi a guidare gran parte dello sviluppo di Magnetiq e rappresenta le fondamenta di quello che riteniamo debba essere un vero spazio di lavoro per la gestione degli eventi.
Poi abbiamo notato qualcosa di inaspettato
Man mano che sempre più team hanno iniziato a utilizzare Magnetiq durante gli eventi, abbiamo cominciato a osservare uno schema ricorrente.
La gestione degli ospiti era ormai completamente centralizzata. I team collaboravano sullo stesso elenco invitati, aggiornavano gli RSVP, assegnavano i posti ed effettuavano il check-in senza più dover ricorrere a fogli di calcolo o strumenti separati. Dal punto di vista operativo, tutto avveniva all’interno dello stesso spazio di lavoro.
Eppure c’era ancora qualcosa che non funzionava.
Le persone continuavano a uscire dall’applicazione, non perché dovessero gestire dati operativi, ma perché cercavano altre informazioni indispensabili per svolgere il proprio lavoro. Un membro del team di accoglienza aveva bisogno dell’ultima versione del briefing per lo staff. Qualcuno della sicurezza cercava il regolamento della venue. Il team hospitality doveva verificare il dress code, mentre un altro collega aveva bisogno dei contatti dei fornitori o delle procedure di emergenza.
A quel punto ci siamo resi conto che, pur avendo centralizzato tutta la parte operativa dell’evento, lo spazio di lavoro non conteneva ancora tutto ciò di cui il team aveva realmente bisogno durante la giornata.
È stato allora che abbiamo capito che centralizzare i dati operativi rappresentava soltanto una parte della soluzione.
Abbiamo iniziato a guardare il problema da una prospettiva diversa
Osservare i team al lavoro durante gli eventi ha cambiato gradualmente il nostro punto di vista.
Fino a quel momento avevamo affrontato il problema con un’idea piuttosto semplice: ogni volta che era possibile, i documenti dovevano trasformarsi in informazioni strutturate. Questo approccio aveva funzionato molto bene per l’elenco degli ospiti, la gestione degli RSVP, l’assegnazione dei posti e il check-in, trasformando fogli di calcolo statici in flussi di lavoro collaborativi che più persone potevano aggiornare contemporaneamente.
Con il tempo, però, ci siamo resi conto che il nostro approccio non era ancora completo.
La domanda non era semplicemente: «Come possiamo sostituire i documenti?»
Ma piuttosto: «Quali informazioni traggono realmente beneficio dal diventare dati strutturati?»
Ci siamo resi conto che non tutte le informazioni traggono lo stesso beneficio dal diventare dati strutturati. Alcune diventano molto più utili quando possono essere aggiornate, ricercate e condivise in tempo reale. Altre, invece, no.
Un briefing per lo staff non acquisisce più valore solo perché viene memorizzato in un database. Lo stesso vale per la scaletta dell’evento, il regolamento della venue, i contatti dei fornitori o le procedure di emergenza. Questi documenti funzionavano già perfettamente nel loro formato originale.
Il vero problema non era il documento in sé, ma il fatto di dover abbandonare lo spazio di lavoro ogni volta che qualcuno aveva bisogno di consultarlo.
Inoltre, questi documenti erano spesso sparsi tra email, conversazioni WhatsApp e servizi di archiviazione cloud, rendendo difficile recuperare rapidamente informazioni distribuite in contesti diversi.
Portare i documenti nello stesso spazio di lavoro
Una volta iniziato a osservare il problema da questa prospettiva, la domanda è diventata molto concreta: come potevamo aiutare il team ad accedere a quei documenti senza uscire dall’ambiente in cui stava già gestendo l’evento e trovarli più facilmente?
La soluzione si è rivelata sorprendentemente semplice: portare quei documenti all’interno dello stesso spazio di lavoro in cui il resto dell’evento veniva già gestito.
Da qui è nata la sezione Documents. Consente agli organizzatori di caricare tutti i documenti chiave di un evento dentro a Magnetiq, rendendoli facilmente accessibili dall’app iOS e assicurando che siano sempre a portata di mano, soprattutto durante il giorno dell’evento.
Inoltre, per garantire che il team possa accedere ai documenti anche quando la connessione è lenta o completamente assente, abbiamo scelto la soluzione più semplice: non appena un evento viene aperto nell’app iOS, tutti i documenti allegati vengono scaricati automaticamente sul dispositivo e rimangono disponibili anche senza connessione a Internet.
Che tu stia lavorando all’interno di un centro congressi con una rete Wi-Fi sovraccarica, in una location storica con scarsa copertura mobile o nel backstage della Fashion Week, le informazioni di cui il tuo team ha bisogno sono sempre a portata di mano. Esattamente dove ti aspetti di trovarle.
Trovare i documenti è solo una parte del problema
Rendere i documenti più facili da consultare ha risolto un primo problema. Ma ne rimaneva ancora un altro.
Trovare il documento che stavi cercando è una cosa. Essere certi di aprire la versione più aggiornata è un’altra. La fiducia nelle informazioni è importante quanto la loro accessibilità.
Chiunque abbia organizzato più di qualche evento si è probabilmente imbattuto in cartelle piene di file come questi:
- Staff Briefing.pdf
- Staff Briefing_v2.pdf
- Staff Briefing_FINAL.pdf
- Staff Briefing_FINAL_v3.pdf
A un certo punto, il nome dei file smette di essere utile. L’unica domanda che tutti si fanno è:
«Qual è l’ultima versione?»
Invece di creare più copie dello stesso documento, Magnetiq adotta un approccio molto più semplice.
Ogni documento esiste una sola volta all’interno dell’evento. Se viene caricata una nuova versione utilizzando lo stesso nome file, questa sostituisce automaticamente la precedente, garantendo che tutti gli utenti autorizzati aprano sempre lo stesso documento.
Nessun duplicato tra cui scegliere. Nessun dubbio su quale sia la versione corretta da utilizzare durante l’evento.
Un unico spazio di lavoro per la gestione degli eventi
Ripensandoci oggi, la funzionalità Documents non è mai nata con l’obiettivo di aggiungere un semplice sistema di archiviazione a Magnetiq. Il suo scopo era completare lo spazio di lavoro per la gestione degli eventi.
Dati operativi e documenti di riferimento hanno funzioni diverse, ma condividono la stessa esigenza: devono essere disponibili esattamente nel luogo in cui il team sta già lavorando.
Ripensa alla situazione descritta all’inizio di questo articolo. Un membro del team di accoglienza ha bisogno dell’ultima versione del briefing per lo staff, la sicurezza sta consultando il regolamento della venue e il team hospitality verifica le esigenze alimentari di un ospite prima del suo arrivo.
Una parte di queste informazioni è costituita da dati operativi. Un’altra da documenti di riferimento. Per chi sta gestendo l’evento, però, questa distinzione è quasi irrilevante. Nessuno dovrebbe essere costretto a fermarsi per ricordare dove è stato salvato un determinato documento o quale applicazione deve aprire per trovarlo.
Un vero spazio di lavoro per la gestione degli eventi elimina questa frizione, riunendo tutto ciò di cui il team ha bisogno all’interno dello stesso ambiente. Che si tratti di aggiornare le informazioni sugli ospiti o semplicemente di consultare un documento, le persone possono continuare a concentrarsi sull’evento, non sugli strumenti che stanno utilizzando.
Perché i migliori team non perdono tempo a cercare dove si trovano le informazioni.
Le usano per realizzare eventi straordinari.