Introduzione
Nel mondo della pianificazione di eventi, la collaborazione tra diversi team è essenziale. Tuttavia, quando si tratta di compiti delicati come l’assegnazione dei posti a sedere, la gestione può diventare macchinosa e incerta, soprattutto con strumenti tradizionali come fogli di calcolo o infiniti scambi di e-mail. Magnetiq rivoluziona questo processo, consentendo una perfetta integrazione e gestione dei team esterni per un’efficienza e una sicurezza senza precedenti.
Magnetiq è un software progettato per consentire agli organizzatori di un evento di coinvolgere team esterni, consentire loro di contribuire direttamente all’allestimento gestendo l’assegnazione di posti a sedere in modo autonomo, sicuro ed efficiente, salvaguardando l’integrità dei dati e la privacy di tutte le persone coinvolte, e garantendo un’esperienza di pianificazione più fluida e sicura.
3 casi di studio
Nella gestione degli eventi, la flessibilità e la precisione nell’assegnazione dei posti a sedere possono migliorare drasticamente l’efficienza operativa. Di seguito, esploriamo tre diversi scenari in cui le funzionalità di Magnetiq consentono di lavorare in modo ottimale, migliorando il lavoro dell’organizzatore, il coinvolgimento di team esterni, e l’esperienza dei partecipanti.
- Cene di gala aziendali
- Eventi o Cene con tavoli gestiti da diverse aziende
- Sfilate di moda
Cene di gala aziendali
Siete un’agenzia che organizza una cena di gala per un cliente. L’elenco degli invitati è eterogeneo (VIP, stakeholder e dipendenti di diversi settori), e ciascun gruppo necessita di specifiche considerazioni sui posti a sedere per facilitare il networking e rispettare le giuste gerarchie. Grazie a Magnetiq, potete coinvolgere i team di riferimento interni all’azienda, fare in modo che ogni dipartimento possa fare scelte in linea con la loro visione. In questo modo, potete lavorare in maniera più collaborativa, offrendo al cliente un’esperienza ideale, e garantire che ogni ospite sia gestito in base agli obiettivi strategici dell’evento.
Eventi o cene con tavoli gestiti da diverse aziende
Immagina un evento o una cena in cui ogni tavolo è sponsorizzato o gestito da un’azienda diversa. Queste aziende sono responsabili dell’invito degli ospiti e della loro disposizione nei tavoli di loro competenza. Magnetiq consente a ogni azienda di gestire autonomamente le liste degli invitati e la disposizione dei posti a sedere, fornendo una panoramica globale in tempo reale. Questa configurazione migliora l’esperienza di ogni sponsor, e semplifica il coordinamento generale per voi organizzatori.
Sfilate di moda
Considerate l’ambiente di una sfilata di moda in cui i team PR di diverse regioni o agenzie esterne devono coordinare le liste di ospiti e i posti a sedere. Magnetiq facilita un approccio collaborativo per gestire invitati e assegnazione dei posti. Ogni team può operare all’interno della propria area, assicurando che la gestione degli ospiti sia ottimizzata senza sovrapposizioni o confusione. Inoltre, il sistema flessibile di Magnetiq consente di modificare rapidamente la disposizione dei posti a sedere per adattarla ai cambiamenti dell’ultimo minuto. Queste funzionalità sono particolarmente preziose nel contesto frenetico e ad alto rischio di una sfilata di moda, dove il posizionamento è un fattore decisivo sull’esperienza degli ospiti e l’impatto dell’evento.
Come funziona
- Il processo inizia condividendo lo schema dei posti a sedere con il team di Magnetiq, che lo digitalizza rapidamente all’interno del software. La piantina si trasforma così da semplice immagine statica in una mappa dinamica, interattiva e navigabile come Google Maps.
- Gli organizzatori possono assegnare a ogni team una porzione specifica di tavoli o posti a sedere singoli.
- Una volta invitati a collaborare all’evento, i manager possono aggiungere i propri contatti e gestire i posti a sedere designati.
- Le solide funzioni di sicurezza della piattaforma garantiscono che i manager accedano solo alle informazioni pertinenti al loro ruolo, semplificando l’onboarding e salvaguardando le informazioni sensibili.
- L’assegnazione dei posti è semplice e visuale: Il manager dovrà semplicemente trascinare e rilasciare i partecipanti dal suo elenco direttamente sui posti designati.
- Il software lavora in tempo reale, aggiornando istantaneamente qualsiasi modifica, mantenendo tutti i membri del team allineati durante il processo di pianificazione dell’evento.
- Un registro delle attività tiene traccia di tutte le interazioni, garantendo la trasparenza e fornendo una chiara traccia di controllo di tutte le modifiche. Questa funzione è fondamentale per comprendere l’origine dei cambiamenti e facilitare un dialogo costruttivo tra colleghi sulle diverse scelte.
Super semplice da utilizzare
Per Magnetiq la facilità d’uso è fondamentale. La piattaforma ha un’interfaccia talmente intuitiva che non c’è nessun bisogno di formazione. Gli utenti possono attivare il proprio account e cominciare a lavorare all’istante.
In ogni caso, c’è la possibilità di consultare il sito di Help con una serie di articoli che spiegano le diverse funzionalità, così come c’è una chat di supporto all’interno del software che mette l’utente in comunicazione diretta con il team di Magnetiq per un supporto immediato.
Questo approccio riduce al minimo la curva di apprendimento, consentendo un uso immediato e produttivo del sistema, assicurando che tutti coloro che partecipano al processo di pianificazione degli eventi possano utilizzare Magnetiq in modo efficace.
Questa attenzione all’accessibilità e all’usabilità rende Magnetiq la scelta ideale per gli organizzatori di eventi che cercano una soluzione efficiente da condividere con i team esterni.
Magnetiq, dove gli eventi incontrano l’innovazione
Integrando una tecnologia avanzata con una profonda conoscenza delle esigenze di gestione degli eventi, Magnetiq offre una soluzione che non solo semplifica il processo di gestione, ma migliora anche la sicurezza e la capacità di collaborazione nell’organizzazione di eventi in tutto il mondo. Con Magnetiq, l’attenzione si sposta dalla gestione delle complessità alla creazione di eventi memorabili e ben orchestrati.
Che si tratti di un piccolo meeting o di un evento aziendale su larga scala, Magnetiq offre un nuovo livello di controllo ed efficienza nella gestione degli eventi con seating, rendendolo uno strumento indispensabile per gli organizzatori di eventi.
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